Członkowie klastra

Ostatnie zdjęcia

Spotkanie Klastra Instytucji Otoczenia Biznesu z Ambasadorem RP w Paryżu

EuroFirma Media Sp. z o.o.

Audyt systemu zarządzania jakością





Audyt systemu zarządzania jakością


Efektywny system zarządzania jakością (SZJ) należy stale monitorować, rozwijać oraz doskonalić jego procesy. Służy temu wiele metod i narzędzi statystycznej obróbki danych (m.in.: FMEA – analiza przyczyn i skutków wad, QFD – rozwinięcie funkcji jakości, histogram, wykresy korelacji) oraz metody niestatystyczne. Wśród tych ostatnich znajduje się audyt. W istocie stanowi on badanie, które  dotyczy działań w zakresie jakości, ich zgodności z zaplanowanymi ustaleniami oraz adekwatności przewidzianych ustaleń. Ponadto lokalizuje on słabe punkty systemu. Audyt jest procesem prowadzącym do oceny skuteczności i odpowiedniości systemu zarządzania jakością. Pojęcie audytu nie jest tożsame z „kontrolowaniem”, „nadzorowaniem”, które służą do sterowania procesem lub oceny poziomu akceptacji wyrobu.

Nadrzędnym celem audytu jest sprawdzanie w praktyce wdrożonych zasad SZJ i odsłonięcie obszarów potrzebujących doskonalenia. Audyt powinien odnajdywać dowody świadczące, iż wszystko co przedsiębiorstwo deklaruje jest prawdziwe oraz że zakład jest zdolny dostarczać wyroby o pożądanej, deklarowanej jakości. Każdy audyt musi mieć jasno sprecyzowany cel. Najistotniejszymi celami audytu są:

  • rozwój SZJ,
  • określenie zgodności/ niezgodności SZJ z wymaganiami,
  • ocena skuteczności wdrożonego SZJ przez realizację polityki i celów jakości,
  • sprawdzenie spełnienia wymagań prawnych,
  • zarejestrowanie systemu jakości,
  • analizę przyczyn występowania niezgodności,
  • uzyskanie certyfikatu w przypadku auditu certyfikującego.

W płynnym rozwoju przedsiębiorstwa, audyt jest nieuniknionym narzędziem łączącym metody pozyskiwania informacji zwrotnej od klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz motywację zespołu pracowników. Audyt jako narzędzie pielęgnujące SZJ należy traktować w podejściu procesowym, zawierającym element doskonalenia. Model ten opiera się na kole Deminga: Plan (Planowanie) – Do (Wykonywanie) – Check (Sprawdzanie) – Act (Działanie).  Podejście takie zapewnia bieżący nadzór nad powiązaniami procesów przebiegających w firmie i ich wzajemnym oddziaływaniu w systemie.

Audyt systemu jakości ma szeroki zakres badania, obejmuje również ocenę zaangażowania personelu w problemy zarządzania jakością. Można  go przeprowadzić jako audyt wewnętrzny i zewnętrzny. Częścią audytu może być audyt dokumentacji: księgi jakości, planu jakości, procedur, instrukcji. Audyty systemu zarządzania jakością można wyróżnić ze względu na przedmiot: audyty systemu zapewnienia jakości, procesu, wyrobu, usługi. Ze względu na rodzaj audytu wyodrębniamy audyt wewnętrzny, zewnętrzny.

Audyt wewnętrzny to podstawowe narzędzie zarządzania. Dostarcza rzetelnych informacji o aktualnym stanie systemu. Audyt ocenia skuteczność i efektywność organizacji. Przeprowadzają go  odpowiednio przeszkoleni pracownicy przedsiębiorstwa.

Audyt drugiej strony, nazywany „auditem dostawcy”, wykonywany jest przez klienta lub osobę występującą w jego imieniu u dostawcy. Poznanie SZJ dostawcy, jego procesu produkcyjnego pozwala klientowi wybrać najodpowiedniejszego dostawcę. Odbiorca natomiast uzyskując wiedzę o słabych stronach przedsiębiorstwa może zwrócić na nie uwagę przy konstruowaniu umowy oraz zaproponować mechanizmy nadzoru. Ten rodzaj audytu rozwija lepszą współpracę między dostawcą i klientem, zwiększa zaufanie oraz skuteczność podejmowanych wspólnie przedsięwzięć.

Audyt trzeciej strony wykonywany jest przez upoważnioną, niezależną jednostkę. Zazwyczaj jest on przeprowadzany przez organizację certyfikującą w celu wydania certyfikatu – świadectwa zgodności badanego systemu z wymaganiami normy, stąd inna nazwa auditu – audyt certyfikujący.

Audyt powinien być przeprowadzany według wskazań normy PN-EN ISO 190011:2003. Proces audytu można podzielić na poszczególne etapy:

  1. Wstępny przegląd opisu audytowanego systemu jakości (księga jakości).
  2. Przygotowanie audytu
    • Sporządzenie planu audytu (cel, zakres),
    • Sporządzenie dokumentów roboczych:

a) listy kontrolne,

b) formularze do zgłoszenia spostrzeżeń,

c) formularze udokumentowania dowodów.

  1. Wykonywanie audytu
    • Spotkanie otwierające,
    • Badanie,
    • Spotkanie zamykające.
  2. Sporządzanie raportu z audytu
    • Cel i zakres audytu,
    • Szczegółowy plan audytu,
    • Identyfikacja dokumentów stanowiących podstawę przeprowadzenia audytu (norma ISO, księga jakości),
    • Przedstawienie niezgodności.

W przedsiębiorstwie audity wewnętrzne odbywają się w oparciu o procedurę auditu wewnętrznego (Rysunek 2), która  powinna zawierać cel i zakres procedury, definicje, szczegółowy podział odpowiedzialności, schemat przebiegu procesu z uwzględnieniem: planowania audytów, ustalenia składu zespołów audytujących, przygotowania listy pytań kontrolnych, ustalenia harmonogramu audytów, oficjalnego powiadomienia audytowanego, wykonania audytu, dystrybucji wyników, weryfikacji wyników działań korygujących.

 

Audit stanowi istotny składnik SZJ, jest najważniejszym narzędziem weryfikującym zgodność systemu z wymaganiami. Jest zasadniczym instrumentem w zarządzaniu, pozwalającym osiągnąć cele wyznaczone  w ramach polityki jakości. Wyniki auditów powinny umożliwić podjęcie właściwych działań korygujących i zapobiegawczych. Przeprowadzanie audytów przyczynia się do rozwoju i doskonalenia systemu zarządzania jakości.

 

Bibliografia

1. Błeszyński T. (2001): Audyt wewnętrzny systemu jakości. Wyd. WEKA. Warszawa.

2. Gajewski A. (2007): Wstęp do zarządzania jakością. Małopolska Wyższa Szkoła Zarządzania w Tarnowie.

3. Habiba M. (2006): Is there a role for audit in continuous Professional development? Eur Clinics Obstet Gynecol, 1, s. 241-244, http://vls.icm.edu.pl

4. Hofman M. (2004): Narzędzia jakości w doskonaleniu systemów zarządzania na przykładzie PPH Transsystem SA, [w] Sikora T. [red.]: Narzędzia jakości
w doskonaleniu i zarządzaniu jakością., Wyd. Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków.

5. Sikora T.[red.] (2005): Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000. Wyd. Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków.

6. Urbaniak M. (2001): Zarządzanie przez jakość. Wielkopolska Szkoła Biznesu. Poznań.

7. Zadernowski M. R. [red.] (2004): Audyt wewnętrzny systemów GMP, GHP, HACCP – poradnik praktyczny. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr. Gdańsk.




Powiązane artykuły: